E-MAILS - SUA IMAGEM VIRTUAL

O estilo de seus e-mails afeta diretamente o modo como você é visto. Os e-mails que você envia são um reflexo de quem você é.

(Por Ilana Berenholc)

A imagem que você projeta virtualmente é tão importante quanto sua imagem em interações face-a-face. O estilo de seus e-mails afeta diretamente o modo como você é visto.
Nos dias de hoje nos comunicamos mais e mais com o auxílio da tecnologia: telefones, correios de voz, secretárias eletrônicas e e-mails. A praticidade e a velocidade trazida por estes meios mudou a forma de comunicar. Muitos de nossos primeiros contatos profissionais começam sem que vejamos a pessoa com quem estamos nos comunicando. Assim, é preciso aprender a projetar uma primeira impressão positiva não mais visual - aparência, linguagem corporal e expressão facial – e sim, virtual. Os e-mails que você envia são um reflexo de quem você é. O conteúdo das mensagens, o estilo de linguagem, a freqüência com a qual os envia, a apresentação, tudo colabora na construção da sua imagem.

A linguagem do e-mail deve ser clara e objetiva - o que não significa impessoal. Cuidado para não transmitir uma imagem fria e distante. Procure ser objetivo e acessível ao mesmo tempo, sem excessos. Tenha cuidado não somente com o conteúdo da mensagem, como também com o vocabulário usado, erros de ortografia e gramática. Se quer que seu e-mail seja lido, faça do campo ‘Assunto’ seu aliado. Pessoas recebem dezenas e até centenas de e-mails por dia e selecionam o que irão ler pelo que está escrito neste campo. Ele irá determinar a importância do e-mail. Use frases que chamem a atenção e que comuniquem com clareza o conteúdo. Cuide para que o assunto não pareça trivial ou que você esteja mandando um spam. Marque a mensagem como alta prioridade só se ela realmente for de alta prioridade. Caso contrário, como na história do menino que gritava lobo, depois de um tempo, ninguém mais verá seus e-mails como prioridade.

Nunca se esqueça que e-mails podem ser impressos, copiados e encaminhados. O que significa que podem se tornar públicos rapidamente. Tenha sempre cuidado com o que escreve e não mande um e-mail do qual possa se arrepender no futuro. Nunca escreva mensagens negativas. E-mails são uma forma de comunicação invasiva. Você pode não atender a um telefone que toca, você pode desligar a secretária eletrônica. Mas uma vez que inicia seu programa de correio eletrônico, não tem muito controle sobre o que irá receber. Tenha isto em mente ao enviar anexos muito pesados, correntes, piadas, etc. a outras pessoas que usam o computador como ferramenta de trabalho.

Sempre inclua sua assinatura no e-mail, com dados para contato. Se você tem um website, é uma das melhores formas de divulgá-lo. Por último, lembre-se que por mais rápidos e práticos que possam ser, e-mails não substituem conversas. Analise se o e-mail é a melhor forma de comunicação naquela situação. Escolha aquela que terá melhor e maior impacto para a mensagem que pretende transmitir.

Fonte: Revista Você S/A - Edição Fevereiro 2004