PLANEJAMENTO DE EVENTOS

A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece "ao vivo", e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado, e do seu organizador. 

Para ter objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça uma criteriosos planejamento, que envolve: objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento. 

Objetivos: devem ser considerados como geral e específicos. É onde determina o que pretende com o evento, de forma ampla e específica. 

Públicos: é a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou misto, e quem dentro dessa classificação. 

Estratégias: consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento. 

Recursos: são todos os humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento.

Implantação: é a descrição dos procedimento, desde a aprovação do projeto até o seu término. 

Fatores condicionantes: são fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realização. 

Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento. 

Avaliação: é feita após o evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas. 

Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados. 

Fonte: Organização de Eventos - Manual para planejamento e execução de Cleuza G. Gimenes Cesca - Summus Editorial