PONTOS IMPORTANTES DOS EVENTOS ORGANIZACIONAIS

Alguns itens dos eventos ou reuniões empresariais merecem comentários, visto que, por sua importância, podem transformar tais encontros em sucesso ou fracasso.

Local de realização do encontro

É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá, tanto no aspecto geográfico (localização), quanto no aspecto físico (salão, centro de convenções), no que se refere: 

1 - à facilidade de acesso;

2 - à facilidade de estacionamento;

3 - ao tamanho, em relação ao número pretendido de participantes; um lugar muito amplo para um grupo pequeno é desaconselhável; por outro lado, um recinto pequeno, porém confortável, poderá dar idéia de aconchego;

4 - às condições de higiene e conservação (água, luz, esgoto, pintura, telefones, extintores de incêndio, portas internas e externas desimpedidas); 

5 - à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância, polícia, bombeiros);

6 - às condições para operacionalizar recursos audiovisuais (extensões, tomadas);

7 - às salas ou aos locais apropriados para colocar as comissões organizadoras/administrativas;

8 - ao acesso fácil a locais como refeições/lanches;

9 - à facilidade de hospedagem próxima.

Data

Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os organizadores devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento de mesma natureza ou assemelhado, ou ainda, eventos cívicos ou religiosos na localidade escolhida. O calendário nacional e internacional devem ser levados em conta, considerando o tipo e o porte da reunião que se pretende organizar. 

Calendário/Programa

Contendo a distribuição, por datas e horários, das atividades a serem desenvolvidas, deve mostrar, também as atividades sociais e turísticas ligadas diretamente ao evento. ao ser elaborado, prevalecerá a lógica e a exatidão. A seqüência prevista será observada e o tempo concedido a cada assunto deve ser obedecido. O programa da assistência conterá, obviamente, os mesmos dados que o do presidente de mesa ou do do mediador, o que facilitará o controle das atividades em andamento. 

Temário

É a determinação prévia dos temas que serão abordados. Deve ser claro, redigido em linguagem objetivo e direta, transcrevendo o que realmente vai ser debatido ou estudado. É importante que, ao lado da clareza, o assunto seja enfocado de tal forma que atraia o participante, apresentando atualidade e despertando interesse. Será apresentado ao público com antecedência, a fim de facilitar agendamentos e garantir participações. 

Participantes

É básico identificar as pessoas a quem o evento deseja atingir, a fim  de que, pelo seu perfil, possam ser oferecidos serviços e informações adequados. Nessa análise, que varia de evento para evento, deve ser incluída a avaliação socioeconômica do público-alvo. 

Apresentadores, mediadores ou moderadores

Está é uma das mais importantes figuras do evento. Estando fora do debate, têm por função apresentar os membros da mesa, controlar o tempo que dispõem e ordenar as perguntas feitas pela assistência, orientando a discussão para que não fuja do tema principal. Pela sua responsabilidade, deve ser escolhido entre as pessoas capazes e discretas, que saibam se impor sem atritos e com elegância. 

Custos

Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento, quando esse for apresentado, o que permitirá verificar a extensão do que será feito em comparação ao que existe ou ao que entrará no Caixa. Notas Fiscais e recibos devem ser guardados e apresentados, no final do encontro, como comprovantes de despesas. O setor financeiro do evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestação de contas final. 

Fonte: Cerimonial para Executivos - Guia para execução e supervisão de eventos empresariais de Marina Martinez - 3ª Edição - Editora Sagra Luzzatto.